Steeds meer instellingen maken gebruik van de nieuwe (strengere) regels die gelden voor de e-mail. Binnen het onderwijs heeft Kennisnet een ‘normenkader’ opgesteld waarin men aangeeft waaraan je moet voldoen om veiliger te kunnen werken.

Eén van deze aanpassing is beter acteren op ‘Phishing mails’. Het komt nog te vaak voor dat er valse e-mails binnenkomen bij gebruikers die de link erin aanklikken.

In deze handleiding leggen we uit hoe je omgaat met spam en hoe je berichten die per ongeluk in de spam komen toch op een lijst kunt zetten zodat ze de volgende keer niet meer in de spam komen.

Verschillende soorten spam/ongewenst/quarantaine meldingen

Binnen Office 365 zijn er verschillende plekken waar ‘spam’ terecht kan komen:

1. Binnen outlook in de map ‘Ongewenste e-mail’
2. Als bericht vanuit Microsoft met de melding ‘Quarantaine’
3. Vanuit een dagelijks spam report bericht ‘spam@ssc.college’

Optie 1 en 2 zijn geregeld vanuit Microsoft en hier kunnen we wel iets zelf in aanpassen, maar helaas niet veel. Optie 3 is geregeld door de school omdat er te vaak berichten nog door de Microsoft spam filter heen komen. Ook is optie 3 noodzakelijk om te voldoen aan de huidige maatstaaf voor veilige e-mailcommunicatie

1. Binnen Outlook in de map ‘Ongewenste e-mail’

(Outlook online)
Onderstaande stappen legt uit hoe je via de online outlook versie ongewenste mail instellingen kan beheren. 

Stap 1:
Ga naar outlook en login met jouw school e-mailadres. Druk na het inloggen op het tandwieltje rechts bovenin:

Stap 2:
Ga in het instellingenvenster naar `E-mail` > `Ongewenste e-Mail`:

TIP!
Een handige optie om hier aan te zetten is de optie ‘E-mail van mijn contactpersonen vertrouwen’  Dan komen deze berichten nooit in de map ‘Ongewenste e-mail’.

(Outlook programma)
Onderstaande stappen legt uit hoe je via de outlook programma ongewenste mail instellingen kan beheren. 

Stap 1:
Open het programma `Outlook` op jouw computer. Druk daarna met de rechte muisknop op een willekeurige e-mail en ga naar:
`Ongewenste e-mail` > `Opties voor ongewenste e-mail...`

Stap 2:
In het venster wat opent kan je de volgende 2 opties aanzetten:

2. Als bericht vanuit Microsoft met de melding ‘Quarantaine’

Het kan voorkomen dat je onderstaand bericht krijgt vanuit Microsoft. Dit zijn berichten die door Microsoft als extra gevaarlijk zijn aangemerkt en worden niet afgeleverd in je postvak in, tenzij je zelf aangeeft dat het wel mag. Microsoft ‘leert’ zelf van de keuzes die je hierin maakt.

Controleer de afzender en het onderwerp. Weet je zeker dat het niet voor jou is, kun je de `afzender blokkeren`. Je krijgt dan vanaf deze afzender geen berichten meer. Weet je zeker dat het wel voor jou is, kun je met de knop ‘vrijgeven’ het bericht alsnog laten binnenkomen in je postvak.
(Voorbeeld mail)

Weet je het niet zeker of wil je meer informatie, druk dan op ‘Bericht controleren’ Je krijgt iets meer informatie over het bericht en waarom het onveilig is:

(Voorbeeld mail na het klikken op `Bericht controleren`)

3. Vanuit een dagelijks spam report bericht ‘spam@ssc.college’

Vanuit de school werken we met een systeem dat ‘Proxmox’ heet. Dit systeem scant alle e-mail die binnenkomt bij ons. Komt het vanuit een afzender waar de e-mail instellingen niet op orde zijn, worden deze vaak als ‘spam’ gemarkeerd. Veel instellingen hebben de beveiligingseisen helaas nog niet op orde waardoor er soms mail als ‘spam’ wordt gemarkeerd. 

Je krijgt, zodra er iets door ons systeem als ‘spam’ gezien wordt, altijd een bericht vanuit ‘spam@ssc.college’

Hier moet je dan iets mee doen!

Vaak zie je al aan het onderwerp of het wel of geen spam is.
in het mailtje heb je de volgende opties:
- `Whitelist`:
    Druk hierop als het geen spam is en je de afzender wilt toevoegen aan veilige afzenders.

- `Blacklist`:
    Druk hierop als het spam is en je de afzender wilt toevoegen aan onveilige afzenders.

- `Deliver`:
    Druk hierop als je het mailtje wilt laten afleveren in jouw mailbox.

- `Delete`:
    Druk hierop als je het mailtje wilt verwijderen.

Weet je het niet zeker en wil je meer informatie over de e-mail, druk dan op het onderwerp van het bericht.

Er opent een nieuw scherm met een voorbeeld van het bericht zoals hieronder:

ook hier heb je opties voor `Whitelist` en `Blacklist` etc..

Aan de linkerkant heb je ook de opties `Whitelist` en `Blacklist`. Daarin kan je ook zien wat je allemaal hebt toegevoegd aan de lijst:

Wat als ik niets doe?

Doe je niets met de bovenstaande spam meldingen, dan worden deze berichten na een tijdje verwijdert. Het is dus belangrijk dat je de spam in de gaten houdt. Twijfel je ooit over de instellingen of heb je een andere vraag? Neem dan contact op met de servicedesk van je school.

Berichten met Prioriteit aan of uitzetten

Outlook maakt standaard gebruik van berichten met Prioriteit/Overige weergave. De een vindt dat handig, de andere juist niet. Je kunt dit zelf aan of uit zetten. Dit doe je in de ‘online outlook’ 

Stap 1:
Login op de ‘online outlook’  en ga naar `Weergeven` > `Weergave-instellingen`

Stap 2:
Ga nu naar `E-mail` > `Indeling` Hier heb je de opties voor het aan of uit zetten van de prioriteiten weergaven.

Mocht je vragen hebben of hulp nodig hebben bij het instellen? Neem dan contact op met de servicedesk van je school.